相信「存證信函」這個名詞大家都不陌生,但是聽過不代表真的完全了解其中的涵義。以下用簡單的三個重點來教大家搞懂存證信函到底是什麼,以及該怎麼使用存證信函來保障自己的權益,希望大家看完會更了解存證信函一點。

一、存證信函是什麼?

首先,存證信函是一種【告知、並留存證據】的文書資料。

應該不少人有聽過,當有各種糾紛發生、或是即將要發生的時候,往往都會聽見要寄、或要收存證信函的方式,為什麼會有這種情形呢?

根據《郵件處理規則》第34條:

「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」

因為存證信函必須由郵局掛號寄出,所以這是一種【證明】的證據。而且寄件人、收件人、以及郵局都會各擁有一份。這樣的目的是為了,日後如果真的有訴訟行為產生,這份存證信函可以用來當作【已盡告知義務】的正式通知。

有了正式的通知,在訴訟過程中,才有能夠當作證據,證明說當初真的有發過這份通知,並不是空口說白話

二、存證信函要寫些什麼內容?

了解了什麼是存證信函後,來說說存證信函可以幫助我們達到什麼目的。

這邊要先說明一件事,存證信函是一個「意思表示」的傳達。

舉例來說,假設A借了錢給B,並且約定一個月後還錢,但是B遲遲未還款,那麼A可以寄存證信函給B,要求B還款,上面通常要闡述:

1.有借錢的事實。
2.請B在限定日期內還款。
3.如逾期還是沒有還款的話,之後會採取的相關法律行為。

日後如若走上訴訟程序,到時候這份存證信函就可以當作是【曾經的催告文件】,當B謊稱沒有收到、或是根本不清楚時,可以用來證明A向B催討債務並不是突如其來的行為。

各位注意到了嗎?

存證信函可以當作是【我向你通知,並且催促你還款】的證明

所以存證信函能幫助我們的最大功能就是【把我要說的話,證明我已經明確地告知給收件人了】

因此,舉凡是要:告知、催告、解除或終止契約、傳達時效、或作為證明之用,都可以用存證信函來當作通知及證明的文件。

三、收件人拒收存證信函該怎麼辦

上面說了那麼多,那如果收件人不管用什麼方法,就是拒收這份存證信函的話,該怎麼辦呢?

如果情況允許的話,通訊地址及戶籍地址可以考慮同時寄送,如果都被拒收的話,退回的信件建議留存,上面會有郵務員勾選的退回理由,這也是一種證據,當證明當初的確有送出的事實。

吳于安律師小叮嚀:

總的來說,存證信函上建議要寫明:
1.說明清楚發生什麼事。
2.明確說明需要傳達「意思表示」的事項or告知希望對方採取什麼樣的行動。(最好有期間限制)
3.未來打算向對方進行的法律上行動。

另外提醒大家,存證信函是一式三份,三份的內容必須要是一模一樣才行哦!


鴻安法律事務所 所長 吳于安律師

吳于安律師
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服務超過100種產業、250間公司(包括上市櫃公司及數十間年營收破億之公司),也是各大協會、學會、公會等特聘法律顧問及講師,對於民事、刑事及行政爭訟案件都有豐富的實戰經驗。

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台北市政府&中正區&文山區公所諮詢律師
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